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Ez-Mis
La piattaforma Internet per il Document Management
Ez-Misè una soluzione web based per la gestione documentale multipiattaforma (Linux, Windows), che consente la gestione di tutti i contatti aziendali e della relativa documentazione cartacea e/o elettronica.
Dalla semplice telefonata alle offerte, ai contratti, commesse e progetti gestiti con più risorse; un unico centro di controllo delle attività da e per i clienti, semplice ed in grado di configurarsi in base alle necessità dell'azienda e della sua struttura organizzativa.
Il collegamento con il modulo ISO ne fa un ottimo strumento di gestione per la documentazione di qualità, attraverso l'utilizzo dii "template" di stampa utilizzati normalmente in azienda.
Ez-Mis funzionalità
Gestione contatti / clienti
Gestione documenti
Messaging Service
Schedulazione attività di import/export
Document Workflow
Project Management
Report ISO
Search Engine
I componenti del software sono:
Ez-Mis archivi anagrafici
Gestione Contatti: consente la gestione completa delle anagrafiche dei contatti anche se non appartenenti a clienti già acquisti, consente la gestione di campi obbligatori e campi facoltativi
Gestione Clienti: consente la gestione completa delle anagrafiche dei Clienti.
Il singolo cliente viene inserito con le informazioni riguardanti le sue sedi. Anche in questa funzione esistono dei campi obbligatori e altri facoltativi:
Ricerche Contatti/Clienti: si tratta di un potente motore di ricerca indicizzato, in grado di intercettare a seconda dei filtri impostati, tutta la documentazione relativa ad un determinato contatto/cliente.
Ez-Scheduler
Import/Export da database aziendali: E' la procedura che consente di interfacciare a Ez-Mis una base dati aziendale, che può essere presente anche su sistemi di tipo diverso come AS/400, Linux, Windows.
La procedura "EZ-Scheduler" può essere collegata direttamente tramite ODBC o tramite appositi file di importazione di tipo XML e schedulata per gestire gli aggiornamenti sia in ingresso sia in uscita dall'applicazione.
Il trasferimento è possibile anche su server pubblici e consente l'aggiornamento di applicazioni client come ad esempio la gestione agenti.
Messaging Service - Attività
Le attività da gestire verso i clienti/contatti vengono registrati su database comune e gestiti come "Messaging Service". Ogni operazione quindi, dalla telefonata fatta o ricevuta, mail, fax, visita, appuntamento può essere gestita da Ez-Mis
Una volta specificata l'attività col riempimento del form, si passa ad assegnarla a una persona specifica che verrà notificata dell'operazione e si troverà tale lavoro da svolgere.
L'evoluzione di ogni attività inserita prevede una serie di aggiornamenti che Ez-Mis può registrare.
Messaging interno:consente di impostare una serie di "avvisi" ad utenti interni all'applicazione (amministratori, utenti, agenti etc..), utilizzando avvisi tramite posta elettronica, tramite apposita agenda e area news, e consente l'implementazione con il modulo EZ-SMS ed EZ-FAX, per l'invio di messaggi/avvisi con altri strumenti di messaggistica.
Messaging esterno: consente di impostare una serie di messaggi ad utenti esterni all'applicazione, utilizzando avvisi tramite posta elettronica, tramite apposita agenda e area news, e consente l'implementazione con il modulo EZ-SMS ed EZ-FAX, per l'invio di messaggi/avvisi con altri strumenti di messaggistica.
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Gestione Documenti
Il prodotto Ez-Mis consente la gestione di più "tipi documento". Per ogni documento impostato quale: Ordine, Offerta, Stima, Contratto etc. è possibile gestire le autorizzazione degli utenti:
Inserimento
Modifica
Cancellazione
Stampa
Il flusso documentale "Workflow", ed i campi di inserimento e ricerca
Per consentire la stampa su moduli prefincati, è possibile inserire un documento personalizzabile con il "template", che verrà utilizzato in fase di stampa.
Per i documenti di altro genere in formato elettronico (word, excel, acrobat), viene utilizzata la procedura di up-load, parametrizzandone la ricerca.
E' comunque possibile:
- alimentare tabelle proprie del gestionale;
- trasferire i dati tramite file di interscambio (CSV o XML);
- gestire una interfaccia che possa dare la necessaria visibilità delle tabelle Ez-Mis al gestionale
ACL Manager
Il prodotto Ez-Mis consente la gestione di diversi categorie di utenti:
Utenti generici
Responsabile Cliente
Supervisor
Administrator
Per ogni categoria è possibile impostare le autorizzazioni e gli accessi ad ogni singolo archivio in modo semplice e centralizzato.
Project Management
Ez-Mis gestisce progetti per più utenti e con diverse autorizzazioni, da un semplice pannello è possibile visualizzare i progetti per cliente/stato/data inizio, e caricare le attività riguardanti le singole fasi di lavoro.
Ogni utente ha la possibilità di visualizzare le proprie attività riguardanti il progetto e l'amministratore ha invece la visione completa del progetto stesso.
Quality Management / Report ISO
Ez-Mis è configurabile per la gestione e la reportistica di documenti secondo gli standard ISO definiti, con integrata la gestione delle revisioni e la generazione di stampe con i dati caricati nell'applicazione:
non conformità
azioni preventive e correttive
scheda cliente/contatto
elenco progetti
Search Engine
Ez-Mis permette di effettuare ricerche all'interno dell'applicazione su vari livelli. Prevede infatti la personalizzazione delle ricerche per soddisfare qualunque tipo di richiesta in merito alle informazioni.
Essendo ogni azienda strutturata in modo diverso, Ez-Mis prevede un modulo personalizzabile per ogni applicazione da studiare in fase di installazione del prodotto stesso.
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